Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel

Πίνακας περιεχομένων:

Βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel

Βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel
Βίντεο: Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων στο τοπικό δίκτυο, μέσο δικτύου των Windows από όλες της συσκευές. 2024, Μάρτιος
Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel
Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel
Anonim
Οι πιθανότητες είναι πολύ καλές να δημιουργήσετε τους ίδιους τύπους υπολογιστικών φύλλων Excel ξανά και ξανά. Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε αυτή τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.
Οι πιθανότητες είναι πολύ καλές να δημιουργήσετε τους ίδιους τύπους υπολογιστικών φύλλων Excel ξανά και ξανά. Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε αυτή τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.

Όταν αντιμετωπίζετε τη δημιουργία παρόμοιων υπολογιστικών φύλλων, πολλοί άνθρωποι ανοίγουν ένα υπάρχον φύλλο, διαγράφουν τα δεδομένα που δεν επιθυμούν εκεί και στη συνέχεια το αποθηκεύουν ως ένα διαφορετικό αρχείο. Ακόμα χειρότερα, μερικοί απλά δημιουργούν το αρχείο από το μηδέν κάθε φορά. Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο μπορεί να κάνει αυτό να πάει πολύ πιο γρήγορα. Τα αρχεία προτύπων είναι λίγο πολύ τα ίδια με τα τυπικά αρχεία του Excel, αλλά έχουν ήδη ρυθμιστεί περιεχόμενο μορφοποίησης και boilerplate. Απλώς χρησιμοποιείτε το πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Excel και συμπληρώστε τα δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από την αρχή ή μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο ως πρότυπο και, στη συνέχεια, να το καθαρίσετε λίγο. Η μόνη διαφορά είναι αν ξεκινάτε με ένα νέο, κενό φύλλο ή ένα ήδη δημιουργημένο.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο

Για παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε πρότυπο από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Εδώ είναι ένα πρότυπο φύλλο που χρησιμοποιούμε στο How-To Geek για εκθέσεις δαπανών.

Το αρχείο είναι απλώς ένα κανονικό αρχείο Excel αποθηκευμένο με την επέκταση.xlsx. Η δική μας μορφή είναι ήδη ωραία μορφοποιημένη, επομένως απλά πρέπει να διαγράψουμε οποιαδήποτε δεδομένα δεν χρειάζεται να είμαστε εκεί. Εάν προσαρμόζετε ένα υπάρχον φύλλο (ή δημιουργείτε ένα νέο), προχωρήστε και καθαρίστε το. Ρυθμίστε το φύλλο βάσης, προσθέστε τις επικεφαλίδες, συμπεριλάβετε τύπους, μορφοποιήστε τα κελιά, δημιουργήστε σύνορα, οτιδήποτε. Με λίγα λόγια, το κάνετε έτσι ώστε όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο με βάση το πρότυπο, μπορείτε απλά να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα.
Το αρχείο είναι απλώς ένα κανονικό αρχείο Excel αποθηκευμένο με την επέκταση.xlsx. Η δική μας μορφή είναι ήδη ωραία μορφοποιημένη, επομένως απλά πρέπει να διαγράψουμε οποιαδήποτε δεδομένα δεν χρειάζεται να είμαστε εκεί. Εάν προσαρμόζετε ένα υπάρχον φύλλο (ή δημιουργείτε ένα νέο), προχωρήστε και καθαρίστε το. Ρυθμίστε το φύλλο βάσης, προσθέστε τις επικεφαλίδες, συμπεριλάβετε τύπους, μορφοποιήστε τα κελιά, δημιουργήστε σύνορα, οτιδήποτε. Με λίγα λόγια, το κάνετε έτσι ώστε όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο με βάση το πρότυπο, μπορείτε απλά να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα.

Όταν έχετε πράγματα που φαίνονται όπως θέλετε, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως πρότυπο. Ανοίξτε το μενού "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως".

Στο αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου (ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειμένου του ονόματος αρχείου), επιλέξτε την επιλογή "Πρότυπο Excel (.xltx)".
Στο αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου (ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειμένου του ονόματος αρχείου), επιλέξτε την επιλογή "Πρότυπο Excel (.xltx)".
Από προεπιλογή, το Excel προτιμά να αποθηκεύει πρότυπα σε Έγγραφα Custom Office Templates, αλλά μπορείτε να τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε σας έχει νόημα.
Από προεπιλογή, το Excel προτιμά να αποθηκεύει πρότυπα σε Έγγραφα Custom Office Templates, αλλά μπορείτε να τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε σας έχει νόημα.
Εάν θέλετε μια ακόμη πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση όπου το Excel αποθηκεύει πρότυπα. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στην εντολή "Επιλογές". Στο παράθυρο "Επιλογές του Excel", κάντε κλικ στην κατηγορία "Αποθήκευση" στην αριστερή στήλη.
Εάν θέλετε μια ακόμη πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση όπου το Excel αποθηκεύει πρότυπα. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στην εντολή "Επιλογές". Στο παράθυρο "Επιλογές του Excel", κάντε κλικ στην κατηγορία "Αποθήκευση" στην αριστερή στήλη.
Στα δεξιά, θα δείτε ένα πλαίσιο "Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα" όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια διαδρομή σε μια προσαρμοσμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Υπάρχει κουμπί "Περιήγηση" για κάποιο λόγο, οπότε πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή προς το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή αντιγράψτε και επικολλήστε την τοποθεσία από μια γραμμή διευθύνσεων Explorer.
Στα δεξιά, θα δείτε ένα πλαίσιο "Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα" όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια διαδρομή σε μια προσαρμοσμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Υπάρχει κουμπί "Περιήγηση" για κάποιο λόγο, οπότε πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή προς το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή αντιγράψτε και επικολλήστε την τοποθεσία από μια γραμμή διευθύνσεων Explorer.
Image
Image

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο

Τώρα που έχετε αποθηκεύσει το πρότυπό σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέα έγγραφα. Και μπορείτε να το κάνετε αυτό με έναν από τους δύο τρόπους.

Εάν αποθηκεύσετε τα πρότυπά σας στο φάκελο των επίσημων προσαρμοσμένων προτύπων που χρησιμοποιεί το Office (είτε πρόκειται για την προεπιλεγμένη τοποθεσία Documents Custom Office Templates, είτε έχετε ρυθμίσει μια νέα θέση αποθήκευσης στις Ρυθμίσεις), αυτά τα πρότυπα θα είναι διαθέσιμα στην οθόνη εκκίνησης του Office. Αυτή η οθόνη εμφανίζει προτεινόμενα πρότυπα, αλλά μπορείτε να δείτε πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο "Προσωπικά".

Απλά κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Excel δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για εσάς με βάση αυτό το πρότυπο.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βασισμένο σε ένα πρότυπο, κάνοντας διπλό κλικ στο πρότυπο του File Explorer. Η προεπιλεγμένη ενέργεια στα αρχεία προτύπων είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αντί να ανοίξετε το αρχείο προτύπου, οπότε κάνοντας διπλό κλικ σε ένα πρότυπο ανοίγει αμέσως ένα νέο αρχείο Excel για εσάς.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βασισμένο σε ένα πρότυπο, κάνοντας διπλό κλικ στο πρότυπο του File Explorer. Η προεπιλεγμένη ενέργεια στα αρχεία προτύπων είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αντί να ανοίξετε το αρχείο προτύπου, οπότε κάνοντας διπλό κλικ σε ένα πρότυπο ανοίγει αμέσως ένα νέο αρχείο Excel για εσάς.

Εάν θέλετε να ανοίξετε το πραγματικό αρχείο προτύπου για να το τροποποιήσετε, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και στη συνέχεια να επιλέξετε "Άνοιγμα" από το μενού περιβάλλοντος.

Συνιστάται: